2016/05/03

【4つのポイントで効率化】物流の誤出荷を防ぐためのシステム構築

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私は、自社で出荷の作業を行っている通販企業様や倉庫を構えて、通販企業様をご支援されている発送代行会社を「物流」という観点から多く見てきました。

その中で、どの企業も出荷作業の際に意識するのは「ミスをしない」ことです。

本日は、この誤出荷の中でも最もミスが多く改善ニーズの多い、商品の同梱漏れを防ぐポイントについて対応のコツ・ノウハウをご紹介致します。

システムや機能で改善する手法以外にも、ちょっとした注意や工夫で明日から改善の図れる手法もご紹介しております。

出荷作業に必要な商品を事前に準備・確認していますか?

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物流は人を介して、作業をすることが非常に多いです。
その分、人の体調、現場の雰囲気など、様々な要因で現場作業員の確認漏れが発生します。
人間が作業を行う以上、ミスが発生する可能性がある、という事を考慮して物流現場を構築していく必要性があります。

その中で、最も気をつけなければいけないのは、「トータルピッキングリスト」です。トータルピッキングリストとは…本日の出荷作業に必要な商品在庫の数量を合計で出した表のこと。

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※画像をクリックしていただくとピッキングリストが拡大表示されます。

<ピッキングリストのサンプル>
トータルピッキングリストで気をつけていることは、大きく2つあります。

1:商品IDではなく、在庫IDとしてトータルピッキングリスト表に記載すること。

弊社では様々なカートシステムを見てきました。その実績を元に言えることは、多くのカートや基幹システムは、商品IDとしてトータルピッキングリストに出力されます。

例えば、001(商品ID)のトライアルセット(商品名)を5個(数量)という形で表示される場合を考えます。
しかし、このトライアルセットの構成が、商品A、商品B、商品Cがそれぞれ2個ずつの場合、商品を準備する前に計算をする必要があり、非常に複雑になります。

しかし、

A:10個
B:10個
C:10個

のように在庫IDとしてトータルピッキングリストに表示されていれば、非常にわかりやすく準備を行うことが出来ます。
また、確認作業が効率化することで、計算が不要になりピック漏れを防ぐことができます。

2:複数人でチェック作業を行うことで、梱包終了時にミスを発見することが可能

この作業は比較的当たり前な作業ですが、意外と多くの通販企業が徹底できていません。

なぜ複数人でチェックを行うほど重要かというと、
「100個の商品を出荷、事前に100個用意しておけば、梱包終了後、1つでも商品が残っていれば、間違いが発生していると気づけるから」です。

非常に簡単なことです。ただ、この作業を徹底することで、大幅に商品の梱包ミスを防げる為、弊社ではこの作業を3人でトリプルチェックを行い、徹底的に確認作業を行っております。

複数人でチェックするという方法は、梱包時だけではなく、出荷管理や倉庫管理など、物流業務全般で応用できる方法となっていますので、他の分野でもぜひ取り入れて見ていただきたいと思います。

出荷作業の際に同じ作業内容の商品を分類化、帳票の出力ができていますか?

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規模が大きくなってくると、梱包を複数人で行うことが必要になってきます。その時によく発生するのは、梱包漏れです。

梱包漏れが発生した際に気づけるようにする方法を先に述べましたが、全作業終了後に再度全ての商品を開けて確認するのも非常に時間のロスが発生し、さらには顧客の信頼を落としてしまう重大なミスですので、極力避けなければいけません。

その為にはこの方法を徹底することで、現場作業が圧倒的に楽になるのです。ポイントは「帳票出力」です。

例えば、

1人目:トライアルセット 、 1個 、 挨拶状 、 商品案内
2人目:化粧品B 、 1個 、商品案内B
3人目:トライアルセット 、 1個 、 定期のご案内冊子


とバラバラに出力されている場合、無駄な確認作業も発生しますし、不安で不安で仕方ありません。
そこで、「帳票出力」の時に同梱パターンを分類すると、

1人目〜10人目:トライアルセット 、 1個 、挨拶状 、商品案内
11人目〜30人目:化粧品B 、 1個 、商品案内B
31人目〜50人目:トライアルセット 、 1個 、定期のご案内冊子

とシンプルに出来ます、現場の作業員は、この分類化された作業を繰り返し行う為、効率化も図ることが出来、不安も解消されます。

これだけは抑えよう!大きな誤出荷を防ぐことが出来る作業とは?

物流で最も意識、注意しなければいけない作業…それは、「トータルピック」です。

トータルピックとは、本日出荷する商品や同梱物の合計数を出し、まずは商品の合計数を準備する作業のことです。弊社ではこの作業を、トリプルチェックぐらいまで行っています。

なぜそこまで徹底的に行うのか?というと、

「商品が余っていたり、足りなかったりすると間違えが発生してることに気づくから」

です。

以外とシンプルな方法で大切なお客様への誤出荷を防げたりするので、ぜひ徹底してみてはどうですか?

商品、明細書の入れ間違えを防ぐシンプルな方法

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商品点数が増えたり、件数が増えたり、後払い同梱を初めたりすると商品・明細書の入れ間違えが非常に多くなります。すでに輸送されてしまった後に入れ間違いに気づいた時などは手の打ちようがないので最悪です。

このようなミスを防ぐためにはそれぞれポイントがありますので、ご説明します。

商品テレコ/入れ間違え 対策

人は間違える生き物です。間違えないよ、簡単なこと。」と思っている人が最も危険です。では、どのようにミスを防ぐのでしょうか?

そのためには、1人1人の梱包商品にJANコードを準備し、JANをバーコードリーダーを用いて読取ることが必要です。そうすることで数量間違えや商品の入れ間違えを防ぐことができます。

健康食品・化粧品通販企業様はパッケージにJANがないケースが多いのですが、受払管理を楽にしたり、在庫として保管する場合にも非常に便利なツールですので、ぜひOEM会社と相談の上、製造を行いましょう。

明細書の入れ間違え 対策

件数が増え、複雑化になると、明細書や払込表の同梱間違えなどが非常に多くなります。ではどのようにミスを防ぐでしょうのか?それは、個人情報が記載されている用紙全てに№をつけ、バーコードリーダーで読取ることです。

例えば、「送り状」「明細書」「払込用紙」の3つに対して、Noを付与し、バーコードリーダーで読むことで、漏れ、入れ間違えを防ぐことができます。

物流は通販の全体においての最終部門になります。まずは正しい物流を構築することから始めていきましょう。

まとめ:仕組み化+注意徹底でミスを無くす!

いかがでしたでしょうか?

物流は1つ1つの本当に細かいことを改善することが大切ですが、なるべく人に頼らず、人はミスをすることを前提として「仕組み(システム)化」することをおすすめします。

商品を購入し、楽しみに待って、届いたと思ったら、商品が違っていた…そんなとき、みなさんも「最悪だ…」と思いますよね?

リピート通販は、続けて頂くことが大切です。物流を整えることで、少しでもリピーターを増やせるよう、改善を図っていきましょう。

ちなみに、今、リピロジのシステムを使い、約150名以上の方が日々出荷作業を行っております。全員がわかりやすい、ミスをしないピッキングリストを日々研究し、改善を行っております。まだまだ改善をし続けますが、見てみたいという方はご連絡下さい。

またリピロジを導入して物流業務を改善されたお客様へインタビューにご協力をいただいております、物流業務の改善にお悩みの方は下記記事もご覧いただければ幸いです。

リピロジ 導入企業インタビュー その1)
定期購入への対応力は抜群!手作業から解放されミスによる不安も解消

リピロジ 導入企業インタビュー その2)
商品の研究を行える時間が増え、より自社の商品に愛着が湧きました!

 

おまけ:物流システムの学習におすすめの書籍紹介

今回は、物流作業においてミスを防ぐための方法についてご紹介いたしました。物流作業というのは、一見簡単そうに見えて知識や経験がものをいう分野でもあります。

しかし、通販ビジネスの物流担当者の多くは物流未経験者という事も少なくありません。したがって、できれば書籍などを読んで基礎知識を身につけておく事が必要です。

おまけとして、物流を学ぶのに最適な書籍を3つご紹介したいと思います。

 

一から物流を学びたいという方は
この1冊ですべてわかる 物流とロジスティクスの基本

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こちらの本は物流だけではなく、ロジスティック(仕入れから配送まで全て)における生産、仕入れ、在庫管理などを網羅的に紹介している本となっています。

踏み込んだ専門的な話というよりも、なんとなくイメージしている事を体系的に知識として教えてくれる良い本です。

物流の初心者の方、一から学びたいという方はこちらの書籍を参考にしてみていただきたいと思います。

 

物流コストを入り 口に自社物流を見直して行きたい方は
物流コスト徹底削減の具体策

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今回紹介させていただいた物流ミスの改善と、物流コストというのは一見、違うもののように思われますが、物流コストと物流業務の効率化やミス削減は「イコールの関係」にあるとも言えます。

つまり、物流によるロスの削減のためには物流コストについて学ぶ事も必要だという事です。現状、物流コストにも課題があるという方はこちらの本を一度読んで見てください。

 

物流を徹底的に改善した方は
ネット通販は「物流」が決め手!

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物流を徹底的に極めたいという方におすすめしたい書籍は「ネット通販は「物流」が決め手!」という本です。多くのEC戦略の策定や、物流の立ち上げを行ってきた著者が、かなり具体的で、専門的な物流理論について紹介をしています。

物流初心者の方には理解しにくい内容かもしれませんので、より専門的に物流を学びたい!という方におすすめしたい書籍です。

 

オススメ情報!

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